こんにちは！
今回も微盘（WeDrive）を、実際に触りながらいろいろ試していきたいと思います。

前回は、『微盘（WeDrive）を使ってファイルを共有してみた【普通の資料編】』で、普通の資料を社内・外部顧客と共有する方法をご紹介しました。

今回はその続きとして、「機密資料を共有する場合って、どうすれば安心なの？」というテーマで、実際に操作しながら紹介していきます。

_{※なお、本記事でいう「機密資料」とは、法律上、厳重な管理が義務付けられている資料は対象としておりません。実際に運用される際は、各企業の社内ルールや法律を十分にご確認の上、ご利用ください。
※本記事を参考にしたことにより、誤って機密資料を外部へ漏洩してしまった場合などにつきまして、弊社では一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。}

ファイルの権限を設定してみる

まずは、ファイルの権限設定から試してみます。微盘（WeDrive）では、「誰に」「どこまで」ファイルを使わせるかを設定できます。
例えば、「この資料は営業部だけ見られればOK」「これは人事だけの機密資料だから、他の社員には見せたくない」といったケースにも対応できます。
実際に触ってみての第一印象は、「え、思ったよりちゃんと設定できるじゃん！」でした。

① 右上の三本線をクリック

まずは、画面右上にある赤枠で囲った三本線のアイコンをクリックします。

② 共有したいメンバーを選択

次に、資料を共有したいメンバーを選びます。

ここで、閲覧のみ／ダウンロード可／編集可など、許可する範囲を選択できます。

青枠で表示されているマークが付いている機能は、別途課金が必要になりますが、表示のみでダウンロード不可にもできるのは安心ポイント。
「社外の人には、とりあえず見てもらうだけ」というときに、かなり使えそうだなと思いました。

シークレットモードを設定してみる

次は、シークレットモードを試してみます。

シークレットモードをオンにすると、許可されていない人は資料を一切見られなくなります。
名前の通りですが、“ちゃんと守られてる感”があって安心感あります。

実際にリンクを共有しシークレットモードをオンにした状態で、試しに外部の人へリンクを共有してみました。

すると、リンクを開くと「権限がありません」という表示が出ました。

外部共有の際の権限を設定してみる

続いて、「外部の人には共有したいけど、編集はさせたくない」というケース。営業資料などで、出番が多そうな設定です。

対象のファイルを選択し、右クリック →「権限」を選択します。

そして、「ダウンロードの許可」のみに設定すると、編集はできない状態になります。

操作は意外とあっさり。「え、もう終わり？」と思うくらい簡単でした。

外部共有の申請フローを確認してみる

次は、外部の人が閲覧申請を送れる設定です。
セキュリティ設定で、「外部の共有を制限」のチェックを外し、「招待リンク／QRコードを有効にします」にチェックを入れます。

この状態で外部の人がリンクを開くと、閲覧許可の申請画面が表示されます。
申請が来ると通知が届き、そこで「可编辑（編集を許可します）」または「可下载（ダウンロードのみ許可します）」を選んで「同意」。

ワンクッション置けるのがいいですね。「いきなり公開」じゃないのは、かなり安心です。

実際に使ってみた感想

今回、微盘（WeDrive）で機密資料の共有を一通り試してみて、正直な感想としては、

「ちゃんと設定すれば、思ったより怖くない！」

という感じでした。特に良いなと思ったのは、

• 権限設定が細かいのに操作はシンプル
• シークレットモードでしっかりブロックできる
• 外部共有でも申請制にできる

このあたりです。

最初は「設定ミスったらどうしよう……」と不安に感じながら触っていましたが、実際にやってみると「あ、これならちゃんと管理できそう」と感じました。

とはいえ、慣れてくると油断しがちなので、共有前の設定確認は毎回必須ですね。

まとめ

微盘（WeDrive）は、設定をきちんと確認すれば、機密資料の共有にも十分使えそうだと感じました。

便利だからこそ、「とりあえず共有」ではなく、一呼吸おいて設定チェックが大事ですね。
本当に問題ないか？設定はちゃんと適応されているか？を一度社内で確認してみてください。