案件情報鮮度を保つための運用方法のご紹介

以前、『信頼できる情報の3要素』というタイトルで、SFAを経営判断のためのダッシュボード※とするために必要な品質の構成要素を「鮮度」「精度」「粒度」に分解してそれぞれの概要をご紹介しました。今回はその中で、組織の運用次第で、比較的品質を保証できる「情報鮮度の維持の仕方」についてご紹介します。

※ダッシュボードとは、自動車などの「計器盤」を意味する英単語。ITの分野では、複数の情報源からデータを集め、概要をまとめて一覧表示する機能や画面、ソフトウェアなどを指すことが多い。

情報鮮度は営業責任者で決まる

メンバーがちゃんと情報を更新してくれるだろう、と思っているような営業責任者がいる組織においては、ほぼ100%と言っていいほど、SFAを導入して1か月後には情報は全て腐った状態になっていると断言できます。また、案件に進捗がある度に直接メールで報告するよう指示する営業責任者がいる場合も同様です。当然と言えば当然ですが、SFAにも情報を入れて、メールでも報告してという二重作業を好んでする人は稀でしょうし、誰にも見られてないシステムにコツコツ日記のように情報を更新する人も珍しいでしょう。実は、何人かに一人は、伝えられたルールを黙々とこなす人もいらっしゃるのをコンサルティングしている中で見かけるため、「いない」と表現するのではなく「珍しい」と表現しました。
つまり鮮度を維持するためには、営業責任者が陣頭指揮をとって、「維持するための仕組み」を作ることが必要不可欠となります。

初期段階は全員で案件情報を更新する時間を作る方法しかない

営業管理にとって一番重要な要素は案件情報の更新です。そして案件情報を更新する運用として、多くの組織では、各自の「主体性」に期待してメール、チャット、システムの機能にあるTODO管理などを使って、更新指示を出して運用をされていると思います。しかしおそらく、指示を出してもやらない人がいるかと思われます。そのうちの何人かは、指導していく中で更新するようになりますが、何度指導しても更新しない人がいたり、そのような人こそ何をやっているのか把握できていないので、一番更新してほしい人だったりします。このようにツールを使用しての指示で鮮度を保つ運用方法は、組織がSFA上級組織、つまりSFAを中心に営業業務が回っていて、かつ人事評価制度にも組み込まれている段階まできている状態になって初めて有効となります。では、その状態ではない組織はどうすればよいでしょうか？

それは、一見、非効率に感じるかもしれませんが、目の前で、案件情報を更新してもらうことです。
もしメンバー全員で進捗管理をする会議を行っているのであれば、その会議の最初の時間は、案件を更新する時間に割り当ててください。10分もかからないと思います。一見その10分が無駄だと思うかもしれませんが、会議中に更新してないがために、毎回同じことを聞く時間、その話の中で話が脱線してしまう時間は平気で10分以上の時間を費やしていますので、絶対に無駄という事はありません。

そして全員が更新し終わった後、営業会議を始めてください。ポイントは営業会議では、順調に進んでいる案件については確認する必要はありません、営業会議で確認することは、一つは更新されなかった案件、つまり動いていない案件の中でネクストアクションが曖昧な案件です。もう一つは、メンバーが自発的相談事項として挙げてくれた案件を中心に議論していただくことで会議がより意味のある内容になっていくと思います。

1対1の時間も検討されてみては

メンバー全員で営業進捗会議をすることは、悪いことではありませんが、一方で、多くの人、特に新人以外の人にとっては、他の人の案件に関しては興味が無いのが現状です。大抵の人は、他の人の案件の話になると、内職をはじめるという風景が多いのではないでしょうか？なので、今は、TV会議も当たり前の状態になっていますので、進捗管理という目的であれば、全員ではなく週に一度1対1で進捗管理をされるという手段も検討されてみてはいかがかと思います。1対1であれば、出来る人には数分で終わり、フォローが必要な人にはたっぷりと時間をかけるなど進捗管理一つとっても柔軟な対応が可能になります。かつ1対1の場であれば、人前では言えない悩みなども聞くことができるかもしれません。
ただ、営業責任者本人も案件を多く抱えているのであれば、その時間を作ることが難しいかもしれませんので現実的なバランスをとってご検討いただければと思います。

以上今回は、SFA導入初期段階にいて情報鮮度を保つ唯一と言える仕組みとして、「目の前で情報を更新してもらう」をご紹介しました。参考になれば幸いです。