案件管理に提案先会社の窓口を名刺管理アプリから簡単にルックアップする方法

自社の営業担当の人事異動や離職などで提案中の案件の引継ぎをスムーズにするために案件レコードに提案先窓口を名刺管理アプリからルックアップして管理するという運用をされている会社は多いかと思われます。

その際に、例えば「営業」と名刺の窓口の氏名を入力すると、標準機能のルックアップでは提案先会社と関係ない「営業」が複数表示されそこから提案先会社の「営業」を見つけ出す必要があります。

今回は、ルックアップ選択条件プラグインを使って、提案先会社の名刺情報だけを選ぶ方法をご紹介いたします。

利用するプラグイン

• rex0220 ルックアップ選択条件プラグイン ※1

※1 rex0220プラグインは中華圏（中国大陸、香港、台湾）では、弊社がQYPSというブランドでサブスクリプション形式で提供しております。

名刺管理アプリの設定

取引先のルックアップ設定

名刺管理アプリには、その名刺情報の人が所属する会社のルックアップ項目を用意していきます。その際に「案件管理アプリに取引先アプリのルックアップ項目を設定する時の基本テクニック」でご紹介したように取引先アプリのレコードIDをコピー項目として設定しておきます。

サンプルデータ

下記のように、「営業太郎」という同姓同名のレコードが複数の取引先で存在している状態を用意します。

案件管理アプリのフォーム設定

取引先アプリのルックアップ設定

名刺管理アプリ同様、取引先（下図では提案先）ルックアップにて、取引先レコードIDもコピーする設定をします。

名刺管理アプリのルックアップ設定

提案先窓口氏名というルックアップ項目（名刺管理アプリ）を用意します。ポイントは、氏名は同姓同名の確率が多く、名刺管理アプリで重複禁止項目としてしまうと運用に支障を来たします。一方で、ルックアップ項目は、重複禁止項目でないと、ファイルからの読み込みができないという仕様もありますので、ルックアップ項目自体は名刺管理アプリのレコード番号とし、コピー項目として氏名を設定します。

ルックアップ選択条件プラグインの設定

案件管理アプリ上に、ルックアップ選択条件プラグインをインストールします。そして、追加する選択条件の部分で、取引先ID(名刺管理アプリ内の項目) = 提案先ID(案件管理アプリの項目)を設定します。

動作確認

案件管理アプリのレコード登録画面にて、提案先社名（取引先社名）をルックアップします。その後、提案先窓口ID項目の”取得”ボタンをクリックします。

下図のように、対象の社名に紐づく、名刺情報のみが表示されていることがわかります。

このプラグインのさらに良いところは、検索窓口から任意の文字（1文字以上でも可）でさらに簡単に絞り込みができます。